リモート会議の前にやるべき6つのこと

準備が会議そのものより大事な理由

正直なところ、「この会議、メールでよかったな」と感じたことは誰でもあるはず。リモートワークが当たり前になった今、会議の数が増える一方で1つ1つの質は下がりがちです。

会議を減らすのは難しくても、会議の前にやることを決めておくだけで密度が大きく変わります。以下の6つを毎回のルーティンにしてみてください。

アジェンダは24時間前に送る（5分前じゃなく）

「アジェンダは事前に共有しましょう」とは誰もが言いますが、実際は会議5分前に慌てて作ることが多いのでは。せめて24時間前に送りましょう。参加者が事前に考えをまとめる時間があるだけで、議論のスタートラインが変わります。

アジェンダのフォーマットはシンプルに。議題・所要時間・ゴール（決定 or 共有 or ブレスト）の3点があれば十分です。

25分か50分にする理由

会議を30分や60分ぴったりにしていませんか？ 次の会議との間にバッファがなくなり、トイレにも行けない「連続会議地獄」に陥ります。

Googleカレンダーには「スピーディーな会議」という設定があり、30分の会議を自動で25分、60分を50分に短縮してくれます。たった5〜10分のバッファですが、心理的にもかなり楽になります。会議を設定する側がこれを意識するだけで、チーム全体のストレスが減ります。

全員の都合を合わせる：メール往復の罠

「来週のどこかで30分もらえますか？」このメッセージから始まるSlackやメールの往復、経験ありませんか。3人以上になると候補を出し合うだけで数日かかることもあります。

tokipickなら、主催者が候補日時を選んでURLを共有するだけ。参加者はアカウント不要でURLを開き、自分のタイムゾーンで表示された候補に○△×をつけて送信。回答は自動で集計されるので、主催者はいちばん都合の良い時間をすぐ確認できます。

やりとりの往復がゼロになるだけで、調整にかかる時間が体感で5分の1以下になります。

Googleカレンダー連携で二重予約を防ぐ

tokipickにはGoogleカレンダーとの連携機能があります。連携すると、カレンダー上の予定がある時間帯が自動的にブロックされるので、「この時間空いてると思って○にしたけど実は予定入ってた」という事故を防げます。

設定は回答画面の「Googleカレンダーと連携」ボタンから。OAuth認証を経て、予定の有無だけを参照します（予定の内容は読み取りません）。忙しい人ほど効果を実感できる機能です。

開始前に技術チェックをする

地味だけど大事なのが、会議開始2〜3分前のセルフチェック。マイク、カメラ、画面共有が問題なく動くか。会議の最初5分が「聞こえますか？」で消えるのは、もったいないですよね。