使い方ガイド
tokipickを使った日程調整の流れを、ステップごとにわかりやすく解説します。
ステップ1: イベントを作成する
トップページの「新しい調整を作る」フォームから、日程調整を始めましょう。以下の情報を入力します。
イベントタイトル
何の日程調整かがわかるタイトルを入力します。例えば「週次定例ミーティング」「プロジェクトキックオフ」「オンライン飲み会」など、参加者が一目でわかるタイトルをつけましょう。
主催者名
あなたの名前を入力します。参加者にはこの名前が表示され、誰が作成した日程調整かがわかるようになります。
候補日の範囲
日程調整を行いたい期間の開始日と終了日を選択します。最大で2週間程度の範囲を指定できます。候補が多すぎると参加者の回答負担が増えるため、なるべく絞り込むことをおすすめします。
候補時間帯
1日の中で候補にしたい時間帯を設定します。例えば、ビジネスミーティングなら「9:00〜18:00」、カジュアルな集まりなら「19:00〜22:00」のように設定します。
1枠の長さ
30分または60分から選べます。ミーティングの予想所要時間に合わせて選択しましょう。
タイムゾーン
あなたのタイムゾーンを選択します。通常はブラウザから自動検出されますが、必要に応じて変更できます。設定したタイムゾーンを基準に候補時間が生成されます。
ステップ2: 候補時間を選択する
基本情報を入力したら「次へ」を押して、候補時間の選択画面に進みます。カレンダー形式のグリッドが表示され、各セルが1つの時間枠を表しています。
セルをクリックまたはドラッグして、参加者に提示したい候補時間を選択します。選択した時間枠のみが参加者に表示されるため、明らかに都合の悪い時間帯は外しておくと、参加者の回答がスムーズになります。
Googleカレンダー連携(任意)
Googleアカウントでログインすると、既存の予定が候補時間のグリッド上に表示されます。すでに予定が入っている時間帯を避けて候補を選べるため、ダブルブッキングを防ぐのに便利です。カレンダーの空き/予定あり情報のみを参照し、イベントの詳細は取得しません。
ステップ3: URLを共有する
イベントを作成すると、共有用のURLと管理用のURLの2つが発行されます。
共有用URL
参加者に送るURLです。メール、Slack、LINE、その他のチャットツールで共有してください。このURLを受け取った人は誰でも回答できます。
管理用URL
主催者専用のURLです。回答状況の確認、日時の確定、イベントの削除などが行えます。このURLは他の人に共有しないでください。
共有のコツ
- URLと一緒に「○月○日までに回答をお願いします」と期限を添えると回答率が上がります
- 海外の参加者がいる場合は「URLを開くと自動的にあなたのタイムゾーンで表示されます」と一言添えると親切です
- 参加者が多い場合は、リマインドメッセージを送ることも効果的です
ステップ4: 回答を確認する
参加者がURLを開くと、候補時間が参加者のローカルタイムゾーンで表示されます。参加者は自分が参加可能な時間枠を選択して回答します。
管理画面では、全参加者の回答をリアルタイムで確認できます。各候補時間に対して何人が参加可能か一目でわかるようになっています。
色分けの意味
- 全員OK — 全員が参加可能な時間枠
- 過半数 — 半数以上が参加可能
- 少数 — 参加可能な人が少ない
ステップ5: 日時を確定する
十分な回答が集まったら、管理画面から日時を確定します。おすすめ候補(全員OKまたは最多参加可能な時間枠)がハイライトされるので、それを参考に「確定」ボタンを押します。
日時を確定すると、イベントページに確定した日時が表示されます。参加者はURLを再度開くことで確定した日時を確認できます。
Google Meetリンクの自動生成
日時確定時に「Google Meetリンクも発行する」オプションを有効にすると、Googleカレンダーにイベントが作成され、Google MeetのURLが自動で発行されます。オンラインミーティングのセットアップが一度に完了します。
タイムゾーンをまたぐ日程調整のコツ
海外のメンバーと日程調整をする際に知っておくと便利なポイントをまとめました。
重なる時間帯を意識する
例えば東京(UTC+9)とニューヨーク(UTC-5)では14時間の時差があります。双方の就業時間が重なるのは、東京の夜21:00〜翌1:00(ニューヨークの朝8:00〜12:00)頃です。tokipickでは参加者それぞれのローカル時間で表示されるため、こうした重なりを直感的に把握できます。
サマータイムに注意する
アメリカやヨーロッパの多くの地域ではサマータイム(夏時間)が導入されています。3月〜11月頃は通常より1時間ずれるため、以前決めた定例時間が合わなくなることがあります。tokipickのタイムゾーン自動変換はサマータイムにも対応しているため、正しい時間で候補が表示されます。
候補を絞り込む
タイムゾーンが大きく異なる参加者がいる場合、可能な時間帯は限られます。あらかじめ重なりそうな時間帯に候補を絞って提示することで、参加者の回答負担を減らし、スムーズに日程が決まりやすくなります。
早めの回答を促す
海外メンバーとの調整は全員の回答が揃うまでに時間がかかりがちです。イベント作成後、なるべく早く共有し、回答期限を明確に伝えることで、スムーズに調整を進められます。