会議議事録の書き方と共有のベストプラクティス

なぜ議事録が必要なのか

会議に参加した人は内容を覚えていても、参加できなかった人は何が決まったかわかりません。特にリモートチームやタイムゾーンが異なるメンバーがいる場合、議事録は全員の認識を揃える唯一の手段です。

また、人の記憶は曖昧です。「確かあのとき〇〇と決めたはず」という認識のズレは、議事録があれば防げます。会議が多いチームほど、議事録の価値は高くなります。

議事録に書くべき4つの項目

良い議事録は、すべての発言を記録する必要はありません。以下の4つの項目を押さえれば十分です。

テンプレートを固定して使い回すことで、書く側の負担も読む側の負担も減ります。

• 決定事項：何が決まったか
• アクションアイテム：誰が何をいつまでにやるか
• 議論のポイント：どんな選択肢があり、なぜその結論に至ったか
• 次のステップ：次回の予定や確認事項

リアルタイムで書くか、後からまとめるか

議事録は会議中にリアルタイムで書くのがベストです。後からまとめようとすると、記憶が曖昧になり、重要なニュアンスが抜け落ちます。

Google DocsやNotionの共有ドキュメントを使えば、参加者全員が同時に書き込めます。ファシリテーター以外のメンバーがメモ担当になると、会議の運営と記録を分担できます。

共有のタイミングと方法

議事録は会議終了後30分以内に共有するのが理想です。時間が経つほど「もう見なくていいか」と思われてしまいます。

共有先は、チームのSlackチャンネルや専用のドキュメントスペースに固定しましょう。毎回違う場所に保存すると、後から探すのが大変になります。

議事録の活用方法

議事録は書いて終わりではありません。次の会議の冒頭で前回のアクションアイテムを確認する、新メンバーのオンボーディング資料として使う、プロジェクトの意思決定ログとして振り返るなど、活用方法は多岐にわたります。

検索可能な場所に整理して保管しておくことで、「あの件はいつ、なぜこう決まったのか」がすぐに調べられるようになります。