海外クライアントとの日程調整で失敗しないコツ

社内メンバーとの調整とは勝手が違う、クライアントとの日程調整。失礼なく、スムーズに進めるポイントを紹介します。

クライアント調整が社内より難しい理由

社内メンバーなら「この時間でお願い」と多少強引に決めても問題になりにくいですが、クライアント相手ではそうはいきません。相手の業務時間を尊重し、選択肢を提示して選んでもらうのが基本です。

特に海外クライアントの場合、タイムゾーンの違いに加えて、商習慣やコミュニケーションスタイルの違いもあります。「時間を指定して送る」のではなく「候補を提示して選んでもらう」姿勢が重要です。

候補時間は3〜5個が適切です。少なすぎると「この中に合う時間がない」となり、多すぎると選ぶのに時間がかかります。

候補を出す際は、相手のタイムゾーンでの時間を必ず添えましょう。「14:00 JST (10:30 IST)」のように、相手にとっての時間がひと目でわかると親切です。tokipickなら、参加者は自分の現地時間で候補を確認できるので、この変換作業が不要になります。

クライアントにtokipickのURLを送る場合、一言添えましょう。「こちらのリンクから、ご都合の良い時間をお選びください。お使いのタイムゾーンで自動表示されます」と説明があると安心感が生まれます。

候補を送っても返信がないことはよくあります。2〜3営業日待ってからリマインドするのが一般的です。その際は新しい候補も追加すると、返信率が上がります。

リマインドの文面は丁寧に。「ご多忙のところ恐れ入りますが」のようなクッション言葉を入れつつ、簡潔に用件を伝えましょう。

海外クライアントとの会議では、時差を考慮して相手の業務時間内に候補を出すのがマナーです。自分にとって便利な時間ではなく、相手にとって無理のない時間を優先しましょう。

どうしても全員の業務時間内に収まらない場合は、「今回はご負担をおかけしますが、次回は当方が早朝対応します」のようにローテーションを提案すると、関係性が良好に保てます。

日程が確定したら、カレンダー招待を送るのを忘れずに。特に海外クライアントの場合、招待状にタイムゾーンが明記されているか確認してください。

会議の前日にリマインダーメールを送ると、特にサマータイム切り替え時期の「時間のズレ」を防げます。ちょっとした気配りが、信頼関係の構築につながります。

候補時間は3〜5個が適切です。少なすぎると「この中に合う時間がない」となり、多すぎると選ぶのに時間がかかります。

リマインドの文面は丁寧に。「ご多忙のところ恐れ入りますが」のようなクッション言葉を入れつつ、簡潔に用件を伝えましょう。