3つ以上のタイムゾーンで会議を調整する方法

オーバーラップ問題を整理する

東京（JST, UTC+9）、ベルリン（CET, UTC+1）、ニューヨーク（EST, UTC-5）。この3拠点でミーティングを組もうとすると、全員の業務時間（9:00〜18:00）が重なる時間帯は驚くほど狭いことに気づきます。

具体的に計算してみましょう。東京の17:00はベルリンの9:00、ニューヨークの3:00。ニューヨークの9:00は東京の23:00。つまり、3拠点すべてが業務時間内に収まる時間帯は存在しません。

現実的な落としどころは「誰かが少しだけ無理をする」こと。たとえば東京17:00〜18:00 / ベルリン9:00〜10:00 / ニューヨーク3:00（早朝参加）のように、1拠点が早朝か夜に寄せる形です。この「誰が寄せるか」をローテーションにすると、不公平感が減ります。

tokipickで候補時間を設定する手順

tokipickのトップページからイベントを作成します。まず自分のタイムゾーンを選択。タイムゾーンセレクタで「Asia/Tokyo」を選ぶと、以降の操作はすべて日本時間ベースで表示されます。

次に候補日を選び、時間枠グリッドで候補時間を選択します。30分刻みか60分刻みかを選べるので、スタンドアップなら30分、じっくり議論したいなら60分を選びましょう。ここで大事なのは、候補を出しすぎないこと。5〜8枠に絞ると参加者が迷わず回答できます。

参加者が見る画面と回答の流れ

イベントを作成するとURLが生成されます。このURLをSlackやメールで共有するだけ。アカウント登録は不要です。

参加者がURLを開くと、ブラウザのタイムゾーンが自動検出され、候補時間がローカル時間で表示されます。ベルリンのメンバーには「9:00 CET」、ニューヨークのメンバーには「3:00 EST」と、それぞれの現地時間で見える仕組みです。参加者は各候補に「○（参加可能）」「△（できれば避けたい）」「×（参加不可）」を選んで送信するだけ。

主催者は管理ページで全員の回答を一覧で確認でき、最も都合の良い時間帯がひと目でわかります。メールの往復やスプレッドシートでの集計は不要です。

定例会議で気をつけるポイント

一度決まった定例の時間は、できるだけ固定しましょう。毎週調整するのは全員にとって負担です。ただし、サマータイムの切り替え時期（3月と10〜11月）には要注意。アメリカとヨーロッパでは切り替え日が2〜3週間ずれるため、その間だけ普段と時差が変わります。

メンバーが入れ替わったときもtokipickで再調整すると、新メンバーを含めた最適な時間が見つかります。

• サマータイム切り替え前にチームへリマインドする
• 切り替え後は一度、時間が全員に問題ないか確認する
• メンバー変更時はtokipickで再調整
• ローテーション制なら誰の番か記録しておく